為何營造業必須重視面對面開會與溝通【4】

今天要討論的主題，不是開會的方法或開會的意義，也不是無效會議的問題，而是為什麼在營造業中，找廠商來開會、面對面溝通如此重要。隨著科技的進步，人們越來越不喜歡面對面的交流，從面對面、書信、電子郵件、電話、即時通訊軟體，溝通方式看似越來越便捷，但有太多看不見的訊息在這過程中無法被完整傳達。這也是現代人溝通中的一大盲點。

溝通的方式與內容包括了許多無形的語言。其實從發出開會邀請的那一刻起，便已經表達出對事情的重視。今天邀請對方來開會，代表這件事值得被認真面對和處理。資淺的人可能會覺得發個訊息就好，但這樣其實在潛意識中顯示了對事情的不重視。同樣的，廠商對開會的態度，比如遲到、不來等行為，也反映了對工地和對方的尊重程度。廠商經常缺席、遲到、不願來開會，若不加以管理，營造公司便會被看輕，不被尊重（當然，如果會議內容一貫缺乏實質意義，也會大大影響廠商參加的意願）。

面對面的溝通有許多無形的因素，這些可能看似玄學，但實際上卻非常真實存在。無論是多人會議、小型會議，還是一對一會議，雙方開會時的氛圍往往是無形中由雙方共同引導出來的。這涉及穿著、地點、眼神交流、身體語言等不可描述的細節。舉例來說，一對一的會議中，當需要請廠商改善某項因自身過失而造成的錯誤時，通常會選擇在無人的地方進行，透過降低對方的壓力達到目標。而當錯誤在於廠商時，則會希望讓整個工務所都知曉，從而提升壓力，達到威懾的效果。

同樣的，今天在一個大型協力廠商會議中，需要塑造出工務所的威嚴與不可挑戰的氛圍；而在上樑儀式、動線工作協調會等場合中，則會營造一種與廠商共同慶祝的氛圍，讓廠商更加自主配合。

再談談研究中提到的肢體語言。根據加州大學洛杉磯分校（UCLA）的研究，人們在溝通時，只有7％是基於實際詞彙，38％來自語調，而有55％來自肢體語言。因此，面對面溝通中的肢體語言至關重要，眼神、手勢、語調、嘆息、呼吸的變化，這些都是言語和文字無法精確表達的。同樣地，人的穿著與身體狀態也在無形中傳遞著訊息。

筆者也想分享一個親身經歷。在筆者還是助理工程師的時期，看著所長開會時大聲斥責廠商，或者一天到晚和廠商一對一喝茶交流。當筆者自己成為所長後才明白，當站在一個會議室前，面對十幾二十個廠商和工程師時，那種每個動作、每句話都會影響廠商對你的尊重和重視程度的感覺，是多麼不同。一個小小的動作、一句話，都可能決定廠商的態度。廠商們在下面的小動作，也是一種對局勢的反應。要在這種氛圍中保持領導力，沒有專業作為基礎是絕不可能的。這也是為什麼面對面會議無法被視訊會議完全取代。面對面的會議中，可以真切地感受到人們的專注度和氛圍，而視訊會議則更容易讓人專注於其他事物，感受不到真正的氛圍。

筆者在擔任所長後，也經常遇到廠商私底下來找我，不論正事還是閒聊，這些都是在交換信息和試探彼此底線的過程。你可能會覺得電話中也能交流，但電話中你感受不到對方的停頓、眼神的變化、對某些話題的不適感，這些都是面對面交流中才能捕捉的細節。

所以，為什麼要請廠商來開會？哪怕是小小的議題，或者時間很短的會議，都應該面對面進行。營造業因地域性和環境性而與其他行業不同，每個廠商、每個地區的重點都沒有標準答案，也因為營造業的高流動性，不面對面很難確保訊息的準確傳遞。

面對面交流可以讓雙方感受到對議題的重視和真實的氛圍，這是一種深層次的信息交換。不僅適用於廠商，對內部的會議也是如此。主管藉此了解基層的想法，基層也能感受主管對事情的重視。這樣的互動，是無法透過文字或遠端溝通完全達到的。