營造業電子化過程中大大小小失敗的原因【1】
今天是萬聖節週，筆者也相當喜歡萬聖節。所以抉擇這週五開始進行發文。
後續每週五都會發一篇文章，請大家喜歡記得分享，
第一篇文章，我想談談營造業電子化過程中大大小小失敗的原因。
我們先來定義什麼是「失敗」：簡單來說，沒有達到最初的目標與目的，就是失敗。營造或建設公司在開始推行電子化時，不論是公文、用印、請款、計價、出勤等，目標無外乎有兩點：
- 節省人力，從而降低成本。
- 精準追蹤文件流向，加速文件流程，並能有效追蹤KPI責任。
推動電子化的初衷，往往是因為隨著人員擴編而開始出現管理上的混亂，因此希望透過自動化管理來解決這些問題。
我見過一些已經進行電子化多年的大公司，也接觸過一些正處於電子化轉型過程中的公司。但如果要達到前述兩項目標才算成功，那麼在我看來，至今沒有一家是完全成功的。因此，這篇文章想要探討的是營造業電子化失敗的原因。
節省人力的困難
首先，我們不談私人企業內部的問題，光是公家單位對於紙本的執著，就讓我認為電子化幾乎不可能成功。我曾有一個構想，讓工地危害告知的內容透過QR Code掃描閱讀，並以電子簽名的方式確認。然而得到的回應卻是，仍需要有簽名欄及書面告知內容。這意味著，即便有電子簽名，最終還是得列印出來，這樣電子化還有什麼意義呢？
簡單來說，大家既想保有電子化，又想保留紙本。因此，我在許多公司看到的現象是，簽呈、追加減、請款等文件，不僅需要電子檔，還得印成紙本。我甚至遇過需要電子簽名後再列印出來簽名的荒唐情況。這樣一來，節省人力的目的完全落空，反而增加了人力負擔，因為「既要執行紙本，也要執行電子化，同一件事重複兩次」。
文件流向的追蹤挑戰
文件流向的追蹤，其實是電子化最容易達成的目標，但這也取決於電子化執行的徹底程度。如果某些部門仍然只認紙本文件，那麼即使電子流程再完善，文件仍可能因為紙本沒有流轉到位而停滯，或者遭遇莫名其妙的退件理由。總的來說，文件流向的追蹤是我認為最重要的部分，只要這一點能夠達成，電子化就算是一種成功。
其他失敗的原因
電子化失敗的另一個重要原因是使用者體驗（UX）的欠缺。繁瑣的操作、迷宮般的介面，都讓使用者感到困擾。我曾遇過一家公司，請款流程竟需要登入兩個不同的帳號，一邊申請數量，另一邊再進行請款申請。這種設計顯然忽視了使用者的需求。
隨著時代變遷，許多公司過於強調使用者介面（UI）的設計，而忽略了使用者體驗（UX）。這些數位服務的推銷看似功能強大，但忽略了第一線人員的需求，最終造成他們只能敷衍了事。
設計這些程式的人往往不是行業內部的人，甚至沒有在營造業基層待過。上層看到電子化的成果都是由中階管理者整理好的，但第一線人員卻被繁瑣的流程搞得疲憊不堪，最終只能草草了事。另外，像查驗資料電子化這類應用，如果查驗項目不統一，或者統一後新增項目非常困難，這些問題都會讓基層人員對電子化失去信心，進而抱持敷衍的態度。
假如公司願意開發電子化APP，卻不聽取基層的反饋，那麼這套軟體好不好用也就可想而知了。
回歸初衷
電子化的初衷，是為了減少大家的工作量（節省人力）、精準掌握文件流向。然而，要達成這些目標，公司需要願意接受新知，並聽取基層的聲音，這樣才有成功的可能。
這是我的第一篇文章，希望大家多多包涵。接下來，我預計每週更新一篇新文章。有任何疑慮或想法，歡迎理性討論。我的觀點只是個人的思考，並非絕對。思築之道的目標，就是希望營造業能有不一樣的風貌。
思考建築之道：感受工程心韻。
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