應用六頂思考帽提升營造業會議效率【7】

 今天想來談談開會這件事。在營造業中，開會的方法多種多樣，有人認真準備，有人只是來交朋友，開會時漫無目的、隨意提問，這樣的會議無法達到真正的效果。本次討論針對三人以上的會議（不包括三人及以下的小型會議，這類會議有其特殊性），並側重探討常見的「會而不議」、「議而不決」、「決而不行」等低效會議的問題。今天，我想分享一個在營造業中非常有用的會議方法——「六頂思考帽」。

什麼是六頂思考帽？

「六頂思考帽」是一個由愛德華·德博諾（Edward de Bono）提出的創新思考方法，旨在幫助參與者在特定的思維框架中進行討論和決策，確保會議的條理性和效率。下面是六頂思考帽的簡要介紹：

• 藍帽子（Blue Hat）— 宣揚主題，說明現況與目標：

藍帽子負責主持會議，說明會議的主題和目標，設定討論的框架與方向。這頂帽子通常由會議主持人負責，在開始和結束時引導會議的進程。

• 白帽子（White Hat）— 確認現況與數據：

每位參與者分享已知的事實、數據和資訊，幫助所有人了解現有的狀況和條件，避免情感的干擾。

• 紅帽子（Red Hat）— 表達對數據的感覺：

紅帽子允許參與者表達對現況數據的直覺、情感和感受，不需解釋或辯護，純粹讓情緒被表達，這可以幫助大家了解不同觀點的情感層面。

• 黃帽子（Yellow Hat）— 提出正面方法與解決方案：

黃帽子鼓勵大家提出可能的解決方案或看法，專注於問題的優勢和可以採取的積極措施。

• 黑帽子（Black Hat）— 找出問題與風險：

黑帽子負責進行批判性思維，指出前面討論的方案中可能存在的漏洞、風險和挑戰，避免盲目樂觀。

• 綠帽子（Green Hat）— 綜合並提出創新答案：

根據黃帽子和黑帽子的討論結果，提出新的創意和替代方案，突破現有框架。

• 藍帽子（Blue Hat）— 結案：

在會議結束時，藍帽子再次出現，由主持人總結討論結果，確認具體的行動方案和責任分工，結束會議。

這個方法筆者是偶然間得知，後來深入了解後發現，其實自己過去的開會方式與「六頂思考帽」有極高的相似度，這促使我想分享這個方法給大家。特別是在營造業這種環境下，很難直接要求大家按此方式來開會，所以藍色思考帽的角色——主持人非常重要，主持人需要在無形中引導大家在特定時間帶上某一頂「帽子」，並確保所有人同時進入同一個思考模式（藍帽子除外）。

營造業開會的挑戰

相信大家或多或少都有參加過一些無效的會議。筆者在工作中也經歷了不少這樣的例子，無論是基層時期還是成為主管後，經常會看到開會一開始就隨便丟出問題，例如：「你們打算怎麼做？」或者「這案子有什麼問題？」這些模糊、無方向的提問只會讓參與者茫然失措。開會時，如果沒有清晰的目標和架構，討論很容易偏題，甚至成為漫長而無效的閒聊會議，浪費所有人的時間和精力。

舉個例子，筆者曾在一家上市櫃公司工作，當時主管讓我邀請廠商開會。我問主管要討論哪些具體問題，主管只回應：「找他們來討論這個案子他們打算怎麼做。」年輕的我雖然對這種模糊的說法感到困惑，但還是準備了一些議題和案場的特殊情況，試圖做些準備。然而，會議一開始，主管就直接問：「你們接下這個案子打算怎麼做？」廠商當時派來的業務、工務和業務經理面面相覷，顯然對這種問題非常熟悉，於是開始「應付」主管。他們展示了一些工程實績，但沒有實質內容，會議進行到後來，筆者只能開始與廠商閒聊。這場會議開了三個多小時，卻沒有產生任何具體結論，完全是浪費時間。

第二個例子是筆者剛承接一案場主管時，旁聽的第一場協力廠商會議。代理人開頭就問他想問的工項進度，廠商開始回答，但問題一提出，討論便開始東拉西扯，牽連到其他廠商，或者其他廠商開始提出異議。整場會議胡亂無章地進行了兩個半小時，最後僅僅是確定了一個快樂表時間，廠商們都覺得來應付應付就好。沒有會議架構，浪費了逼近20人的時間。

六頂思考帽的應用

「六頂思考帽」的應用可以讓會議更有條理和效率。筆者在過去主持會議時，發現這種方法能夠有效地引導討論，避免參與者陷入無謂的爭論或偏離主題。這裡我想分享如何在營造業的會議中運用六頂思考帽來達成更好的效果，並且能顧及所有參與者的情緒。

實際應用案例

讓我們來看一個簡單的情境應用例子：

• 藍色帽子（工務所）：今天是外牆最後一階段的趕工，我們需要討論每個工種的配合事項。
• 白色帽子（鋁窗和泥作）：鋁窗指出，吊料井尚未爬升，無法進料；泥作則表示，模板未拆除，無法完成爬升作業。
• 紅色帽子（泥作）：泥作表示鋁窗可以先用人工搬運進料，但需要先完成外牆的防水工作，否則無法進行。
• 黃色帽子（鋁窗）：鋁窗回應可以先人工搬運材料，但要求泥作先爬升兩層，最後一層願意搬運檻縫材料。
• 黑色帽子（泥作）：泥作指出模板拆除可能會延遲，爬升作業可能無法按期完成。
• 綠色帽子（防水）：防水工班提出建議，吊料可以先通過施工電梯運輸，這樣只需搬運最後一層即可。
• 藍色帽子（工務所）：總結決定：泥作若能按期爬升則進行，否則鋁窗材料將利用施工電梯搬運，並由各方協調施工電梯的使用時間。

這樣的流程看似繁瑣，但實際操作時速度很快，能有效涵蓋所有人的需求和顧慮。

結論

六頂思考帽提供了一個有條理且高效的框架，能夠在營造業這樣充滿挑戰和不確定性的環境中幫助提升會議質量。它能確保會議在明確的結構下進行，讓所有參與者都能夠發揮作用，避免無效的閒聊和浪費時間。此外，這種方法還能顧及到每個人的情緒，讓所有人都有機會在適當的時間表達他們的感受和建議。

在營造業中，我們經常面對許多急迫的決策和協調任務，而有效的會議可以大幅提高團隊的效率和合作程度。透過「六頂思考帽」的方法，我們能更好地組織會議，使參與者在討論中保持聚焦，快速找到問題的解決方案，並確保行動計劃得到有效落實。這樣的會議不僅能節省時間，更能真正解決問題，推動專案的順利進行。

希望大家能夠從這個方法中獲得啟發，在未來的會議中嘗試應用六頂思考帽，讓每一場會議都能達到最佳效果。