採購領域一個重要！理解採購的無奈、流程。 【31】

同上篇文章開頭 筆者實在太常聽到工地在抱怨成控、採購。這邊文章也是讓大家知道成控的存在價值與作業。

不過筆者要先提每間公司、每個地區對於成控採購意義、工作內容可能會有些微差異。

這邊給也提供給想要轉採購朋友人一個方向

在營建產業裡，採購單位常常是第一線工程師們「關照」的對象。「發這什麼爛廠商啊？」、「談的什麼奇怪的條款？」這些抱怨，相信在工務所打滾過的人多少都曾聽過，甚至自己也罵過。

為什麼會有這種情況？很大一部分原因在於，採購、成控、規劃、現場這四個單位，在目標與立場上，有時確實存在著天然的對立。上週我們聊了成控，這週，讓我們深入探討採購這個「一般人認為很好做」，但實際上充滿挑戰與辛酸的單位。

採購不只是跑腿買東西，更是決策的藝術與掙扎

許多人對採購的印象停留在詢價、比價、砍價，但這只是冰山一角。採購人員不僅要處理繁瑣的勞務，更承受著巨大的決策壓力。如同《黑天鵝效應》作者納西姆·塔雷伯所言：

「你以為你在選擇，但事實上， 是你被環境所迫不得不選。」

這句話完美詮釋了採購人員的處境。為什麼這麼說？讓我們先來拆解一下採購作業的完整流程。

一般採購流程的七大關卡（以60-75天為例）

一個看似簡單的發包動作，背後可能需要經歷漫長且複雜的流程。我們將其拆解為以下七個主要步驟：

流程說明：

• 【步驟1】 工務所提報採購需求： 一切的起點。
• 【步驟2】 採購收件 & 初步釐清 (預計 3-7天)：
  • a. 釐清廠商類型： 判斷是否需要「拆包」。例如，金屬窗和鋁窗可能需要分開發包，但這會增加工務所管理的廠商數量，可能引起反彈。
  • b. 釐清採購規格： 確認細節要求。例如，浴室防水底部是否需貼網？粉光標高器的間距？這是確保需求明確的第一步。
• 【步驟3】 跨部門規格/預算確認 (預計 7-14天)：
  • a. 與設計/規劃確認： 當圖面與採購需求不符時（例如，外牆材質是鋁包板還是GRC？），需與規劃單位確認。
  • b. 交由成控確認預算： 確認該項目是否有預算？是設計變更還是預算漏列？成控需進行歸類。此階段需積極追蹤協同單位的回覆進度。
• 【步驟4】 製作標單 & 尋商 & 廠商釋疑 (預計 14天)：
  • a. 廠商審核與釋疑： 廠商收到標單後，會審核圖面和條款，並可能提出疑問。例如，粉光平整度要求是否過於嚴苛？外牆窗戶的烤漆方式是否可行？
  • b. 回饋與判斷： 採購需將釋疑回饋給工務或規劃單位，並判斷該問題是單一廠商的特例還是普遍反應。
  • c. 確保招標公平性： 目標是將所有投標廠商的比較基準拉到一致性（除非工法本身有差異）。
• 【步驟5】 釋疑完成 & 議價準備 (預計 7-14天)：
  • a. 準備萬全： 收集資料，準備好應對廠商的提問，同時保護好公司底價和各家報價資訊。
  • b. 議價攻防： 進入正式議價階段，尋找廠商可能的讓利空間，這是一場資訊戰與心理戰。
• 【步驟6】 議價後分析評估 (預計 7天)：
  • a. 多面向分析： 評估廠商的名聲、規模、過往評價、特殊工法優勢等。
  • b. 規格比較： 考量各家使用的產品規格差異（例如，模板是否願意用塑膠三角壓條）。
  • c. 單價差異探討： 分析報價差異的原因。例如，某家施工架報價特別低，可能因為其擁有長期配合的捲揚機資源。
  • d. 向上報告： 將分析結果與建議廠商提報給**【最終決策權】**，並可能獲得進一步指示。
• 【步驟7】 交叉比對 & 最終議價 (預計 7天)：
  • a. 精準議價： 根據先前的分析，針對特定項目進行更深入的議價，或要求提升規格。
  • b. 案例： 發現某項成本（如捲揚機）對各廠商來說差異不大，但某家廠商在此項目利潤抓得較低，便可利用此資訊向其他廠商議價，可能讓原本報價較高的廠商變成最低價。
  • c. 回報結果： 向**【最終決策權】**報告最終得標廠商。
• 【步驟8】 決標 & 合約製作 (預計 7-14天)：
  • a. 發決標通知書。
  • b. 合約金額調整： 這是極度曠日廢時的工作。議價時常是大刀一砍（例如總價打95折），但落實到合約中，不能簡單地將所有細項都打折。因為金額可能除不盡，且廠商對某些項目不願降價。
  • c. 調整的藝術： 採購需判斷哪些項目未來可能追加、哪些可能追減，進行對公司最有利的金額分配。這需要經驗和談判技巧，廠商也可能不同意，需要反覆溝通。
  • d. 與廠商確認最終合約： 確保雙方對各項金額、條款認知一致。
  • e. 通知成控： 將最終合約金額告知成控單位，進行預算調整記錄。

走完這七（八）大關卡，一本合約的誕生，順利的話可能需要 60至75天。若是大型、複雜的工項，能在 90天 內完成就算高效了。小型工項或許能簡化部分步驟，加速到 30至45天。

誰的錯？爛廠商 vs. 不會管理 vs. 最終決策

回到開頭的抱怨：「發這什麼爛廠商？」

當我們在現場這樣說時，老闆或具有**【最終決策權】**的人，心裡都有一把尺。做出發包決定的，通常就是我們的衣食父母。質疑這個決定，某種程度上就是在挑戰他們的判斷。

在你批評廠商「爛」之前，請先思考：

1. 你有足夠的證據嗎？ 能否具體說明廠商的問題在哪裡？是工法錯誤、品質低劣、配合度差，還是其他？
2. 這是單一事件還是普遍現象？
3. 問題的根源是廠商本身，還是現場管理、溝通協調出了問題？

偶爾反映一、兩家廠商的問題，【最終決策權】或許會採納你的意見。但如果 sürekli 地抱怨廠商，他們可能只會覺得：「把你換掉比較快。」

採購的兩難：油漆工程的例子

採購的苦衷，遠不止流程繁瑣。有時還會面臨難以兩全的困境。舉個例子：

一個大型工地，油漆工程需要發包給三家廠商（A, B, C）同時施作。為了管理方便和公平性，採購希望將三家廠商的單價調整成一致。

但廠商報價分別是：

• A廠商：260元/m² (皇家級廠商)
• B廠商：255元/m² (皇家級廠商)
• C廠商：250元/m²

這時，採購該怎麼做？

• 全部統一成最低的250元？ A、B廠商可能不同意，尤其是皇家級廠商，他們有不做的底氣。
• 全部統一成最高的260元？ 公司可能會質疑為何要多付錢給B、C廠商。
• 取中間值？ 還是有廠商需要調升或調降，不一定能達成共識。
• 維持原報價？ 可能導致後續估驗計價、管理上的複雜性。

這個問題沒有標準答案，處理方式充滿了各種爾虞我詐與權衡。這類情況在採購工作中層出不窮。

結語：看見採購的真實面貌

許多現場工程師容易將採購工作簡化為「過個手、找廠商、找最低價、發包結束」。但透過上述的流程拆解與案例，希望能讓大家看到採購背後涉及的規格釐清、跨部門協調、廠商管理、風險評估、議價談判、合約製作等複雜環節，以及他們在資訊不對稱和多方壓力下，時常面臨「不得不選」的困境。

下次當我們想抱怨採購時，或許可以先停下來想一想，這背後可能有多少我們未曾看見的努力與掙扎。

(除了上述主要流程，採購還有許多其他任務，如各類追加減帳的處理、新工法的預算訪價等等，這些就留待未來有機會再談了。)

這邊也介紹一個採購前輩的部落格，講述一些營造採購人的心法
供應鏈の職人